Τους τελευταίους μήνες έχει μπει για τα καλά στο λεξιλόγιό μας η εργασία από το σπίτι. Η πανδημία επιτάχυνε τη διαδικασία της εξ αποστάσεως εργασίας, η οποία γνώρισε μεγάλη άνθηση. Δεν ήταν λίγοι αυτοί που κατάλαβαν τα πλεονεκτήματα της τηλεργασίας. Φυσικά και πριν την πανδημία υπήρχε πολύς κόσμος που δούλευε εξ αποστάσεως. Το μόνο που χρειάζεται, συνήθως, είναι ένας φορητός υπολογιστής.
Στο άρθρο αυτό θα εξετάσουμε πώς μπορείτε να συντονίζετε και να διαχειρίζεστε μια ομάδα συνεργατών που εργάζεται με τηλεργασία, δημιουργώντας σχέσεις ανάμεσα σε ανθρώπους που ίσως να μην έχουν ποτέ συναντηθεί πρόσωπο με πρόσωπο, ενώ παράλληλα η ομάδα να παραμένει αποδοτική.
Ξεκινήστε την ημέρα με μια φιλική συνομιλία
Μπορείτε να έχετε μια σύντομη συνομιλία στην αρχή της ημέρας, είτε ένας προς ένα είτε όλοι μαζί, χωρίς να συζητήσετε για δουλειά. Προσπαθήστε να «σπάσετε τον πάγο» μιλώντας για απλά πράγματα, τι έκαναν το Σαββατοκύριακο, ή αν είδαν καμιά ενδιαφέρουσα ταινία το προηγούμενο βράδυ. Προσπαθήστε να αποφύγετε τα επίσημα καθημερινά meeting, τα οποία μπορεί να είναι βαρετά και αντιπαραγωγικά.
Αφήστε τις συζητήσεις για τη δουλειά για αργότερα. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα φιλικό περιβάλλον, ώστε να αυξηθεί η παραγωγικότητα. Και, φυσικά, αν κάνετε ομαδική συνομιλία, π.χ. μέσω skype ή zoom, και έχετε να πείτε κάτι με έναν συγκεκριμένο συνεργάτη σας, μιλήστε του ένας προς ένα, και μην σπαταλάτε τον χρόνο των υπολοίπων.
Δώστε τη δυνατότητα για ευέλικτο ωράριο
Πολλοί εργαζόμενοι έχουν πολυάσχολες ζωές και πιέζονται σε μεγάλο βαθμό να τα βγάλουν πέρα. Κάποιοι είναι πιο παραγωγικοί τις απογευματινές ώρες, ενώ άλλοι είναι πρωινοί τύποι.
Υπάρχει, επίσης, και το θέμα των παιδιών. Οι γονείς που πρέπει να πάνε τα παιδιά τους στο σχολείο μπορούν να αρχίζουν να δουλεύουν συγκεκριμένη ώρα, ενώ τα φροντιστήρια και οι υπόλοιπες εξωσχολικές δραστηριότητες απαιτούν αρκετό χρόνο.
Οι ανάγκες του κάθε εργαζομένου είναι διαφορετικές, και εφόσον αφιερώνει 8 ώρες από τη μέρα του στη δουλειά, γιατί να μην κανονίσετε ένα πιο ευέλικτο ωράριο, ώστε να είναι κι αυτός πιο ικανοποιημένος, και συνεπώς πιο παραγωγικός;
Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν όσα χρειάζονται
Κάποιοι εργαζόμενοί σας μπορεί να μην έχουν τον κατάλληλο εξοπλισμό. Τα εργαλεία της δουλειάς θα πρέπει να είναι κορυφαίας ποιότητας, ώστε να μην χάνουν χρόνο και να μην υπάρχει εκνευρισμός αν κάτι δεν λειτουργεί σωστά. Μπορεί να είναι κάτι απλό, όπως ένα καλό μικρόφωνο, μια άνετη καρέκλα γραφείου, ή κάτι πιο ακριβό, όπως ένας καινούργιος υπολογιστής που δεν «κολλάει» συνεχώς όταν ανοίγουν πολλά προγράμματα ή πολλά αρχεία μαζί.
Επίσης, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να βρίσκονται σε κατάλληλο χώρο. Αν δεν έχουν ειδικό χώρο στο σπίτι τους ή στο γραφείο τους ή αν επικρατεί φασαρία, μια καλή ιδέα θα ήταν να ενοικιάζατε έναν μικρό χώρο, με συστέγαση ή χωρίς, όπου μπορούν να επικεντρωθούν στη δουλειά τους. Τελευταία έχουν ανοίξει ειδικοί χώροι και καφετέριες για διαδικτυακούς νομάδες που προσφέρουν έναν άνετο χώρο για όσους εργάζονται εξ αποστάσεως.
Δοκιμάστε δραστηριότητες που κάνουν πιο σφιχτές τις σχέσεις σας
Οι δραστηριότητες χτισίματος ομάδας (team building) είναι απαραίτητες για όλους, τους εργαζομένους, τους προϊσταμένους και τους διευθυντές. Μπορεί να είναι κάτι απλό, όπως ένα κουίζ με ερωτήσεις για ταινίες (με τον νικητή να κερδίζει κάτι απλό, για παράδειγμα, μια δωροκάρτα μικρής αξίας), ή ένα τουρνουά online μπλακτζάκ. Υπάρχουν άπειρες λύσεις που μπορείτε να βρείτε στο διαδίκτυο. Ειδικά με την καραντίνα και την εργασία από το σπίτι που επιβλήθηκε σε μεγάλο βαθμό τους τελευταίους μήνες, οι επιλογές είναι ακόμα περισσότερες.
Το βασικό είναι να μπορούν όλοι να συμμετέχουν, να έχουν, δηλαδή, όλες τις βασικές γνώσεις για να πάρουν μέρος στη δραστηριότητα. Αποφύγετε περιπτώσεις που στηρίζονται σε κάτι εξειδικευμένο. Μην βασίσετε, για παράδειγμα, τη δραστηριότητα στον ιρανικό κινηματογράφο, ή στη βιετναμέζικη κουζίνα. Προσπαθήστε να βρείτε κάτι που θα ξέρουν όλοι. Έτσι η ομάδα σας θα έρθει πιο κοντά, ο κάθε εργαζόμενος θα γνωρίσει τον άλλον καλύτερα και ίσως βρουν και κοινά ενδιαφέροντα.
Οργανώστε μια εβδομαδιαία συνάντηση
Προσπαθήστε να κάνετε τη συνάντηση αυτή να μην μοιάζει με αγγαρεία. Δημιουργήστε ένα ευχάριστο κλίμα και κάντε τους εργαζομένους σας να νιώσουν άνετα. Μπορείτε να αρχίσετε με συζήτηση για τα θέματα της δουλειάς σας και να ακούσετε τι έχει να προσφέρει ο καθένας τους. Ίσως προκύψει μια ιδέα ή μια λύση που δεν την είχατε σκεφτεί, αφού όσοι περισσότεροι συμβάλλουν στη συζήτηση τόσο πιο δημιουργική γίνεται.
Στη συνέχεια η συζήτηση μπορεί να αλλάξει και να ξεφύγει από τη δουλειά. Ιδανικά αυτή η εβδομαδιαία συνάντηση θα γίνεται το απόγευμα της Παρασκευής, κλείνοντας έτσι τη βδομάδα. Έτσι μπορείτε να ολοκληρώσετε τη βδομάδα σας πίνοντας ένα ποτήρι κρασί και αφήνοντας πίσω σας τη δουλειά, ενώ παράλληλα δημιουργείτε πιο σφιχτούς δεσμούς στην ομάδα σας.
Δείξτε κατανόηση σε διαφορετικές κουλτούρες
Ειδικά όταν μιλάμε για εξ αποστάσεως εργασία, υπάρχει σαφής πιθανότητα να υπάρχουν ορισμένα μέλη της ομάδας σας με διαφορετικό υπόβαθρο. Για παράδειγμα, η γλώσσα και η θρησκεία παίζουν μεγάλο ρόλο για πολλούς ανθρώπους. Αν η ομάδα σας εργάζεται στα ελληνικά, μπορεί κάποιος από τους συνεργάτες να μην έχει τα ελληνικά ως μητρική γλώσσα και ορισμένες έννοιες να μην είναι πλήρως κατανοητές. Αν η ομάδα σας εργάζεται με βάση την αγγλική γλώσσα, με συνεργάτες από διάφορες γωνιές της γης, τότε θα πρέπει να λαμβάνονται ακόμα περισσότερες παράμετροι υπόψη.
Σε κάθε χώρα και σε κάθε θρησκεία υπάρχουν διαφορετικές αντιλήψεις. Ένα απλό παράδειγμα είναι η γιορτή του Πάσχα. Το ελληνικό Πάσχα σπάνια συμπίπτει με το καθολικό Πάσχα, και κάποιος από τους συνεργάτες σας μπορεί να θέλει να πάρει άδεια εκείνες τις ημέρες. Ή αν υπάρχει στην ομάδα σας κάποιος από την Κίνα, θα θέλει να γιορτάσει την κινεζική πρωτοχρονιά, ή οποία πέφτει συνήθως κάπου στον Φεβρουάριο.
Δείξτε κατανόηση όταν κάποιος χρειάζεται άδεια
Η εξ αποστάσεως εργασία είναι κάτι που ανθίζει τα τελευταία χρόνια. Αυτό σημαίνει ότι δεν έχουν ακόμα αναπτυχθεί πλήρως οι απαραίτητοι κανόνες επικοινωνίας. Σίγουρα είναι πιο εύκολο να σας μιλήσει κάποιος πρόσωπο με πρόσωπο όταν αντιμετωπίζει κάποιο προσωπικό, οικογενειακό ή ιατρικό θέμα ή αν κάποιος αντιμετωπίζει πρόβλημα με κάποιον συνάδελφό του. Μπορεί κάποιον εργαζόμενό σας να τον έχετε μόνο δει μέσω του υπολογιστή σας. Αυτό θα τον κάνει να είναι πιο «μαζεμένος» όταν χρειάζεται να σας εκμυστηρευτεί κάτι, όταν το παιδί του αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα στο σχολείο, ή όταν εμφανιστεί κάποια ασθένεια, την οποία θέλει να κρατήσει κρυφή από τους συναδέλφους του και θα χρειαστεί να λείψει μερικές ώρες ή μέρες.
Θα πρέπει, λοιπόν, να είστε ευέλικτοι και να δείχνετε ενσυναίσθηση στους συνεργάτες σας. Η διαχείριση ανθρωπίνου δυναμικού είναι κάτι δύσκολο εξ ορισμού, και γίνεται ακόμα πιο δύσκολη όταν δεν υπάρχει επαφή από κοντά. Θα πρέπει να είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε διάφορες προκλήσεις, και θα πρέπει να θέσετε κανόνες και όρια, αλλά να μην είστε αδιάλλακτοι. Και να είστε σίγουροι ότι σίγουρα θα προκύψουν ζητήματα για τα οποία δεν είστε προετοιμασμένοι. Θα πρέπει, ωστόσο, να τα αντιμετωπίσετε, και η καλύτερη βάση για αυτό είναι να έχετε εκ των προτέρων χτίσει μια καλή συνεργασία και επικοινωνία μέσα στην ομάδα σας.
www.bankingnews.gr
Σχόλια αναγνωστών